El tema de la productividad cada vez se vuelve más importante, con un mundo que nos exige hacer más en menos tiempo para lograr tener resultados en lo que hacemos, por eso te traemos «5 consejos prácticos de productividad para equipos» que usan empresas importantes en el mundo y que lo aplicamos a la nuestra y funciona de maravilla:
1)Reemplaza la ida y venida de correos por algo más eficiente
Un pilar importante en la productividad y eficiencia en los equipos es tener una muy buena comunicación interna, estamos acostumbrados a comunicarnos por correo electrónico con la gente en el trabajo, proveedores, clientes, etc.
Les pasa que con el correo frecuentemente se pierden conversaciones importantes o se crean confusiones, las respuestas toman más tiempo y todo el proceso se alarga.
Hay una nueva tendencia que está mejorando muchísimo la forma en la que nos comunicamos los equipos y es el correo electrónico conversacional, una forma común que solemos ver en las empresas son los grupos de Whatsapp, pero es desordenado y molesto, porque en Whatsapp también tenemos nuestra vida personal y lo peor es recibir un Whatsapp del grupo del trabajo un domingo a las 11 PM, me pasó que llegué a tener como 9 grupos de Whatsapp del trabajo y era terrible, por suerte eso terminó cuando empezamos a usar Slack.
Slack es una plataforma en la que los equipos se pueden comunicar con canales por temas, en Connect por ejemplo tenemos temas como #creatividad #capacitacióninterna #medios entre otros.
Lo que me gusta es que encuentro lo que necesito fácilmente, no lleno mi bandeja de entrada y se conecta con otras apps y me permite automatizar varias tareas, por ejemplo lo tenemos conectado al CRM, cuando creamos una nueva oportunidad, esta se refleja en el canal #crm donde el equipo de ventas puede visualizarla y darle seguimiento. En el mercado existen varias opciones como Spike, Fleep o Rocket Chat, que son excelentes.
Te recomiendo que las pruebes en tu equipo y me cuentas qué tal te va.
Agenda una consultoría gratuita: https://www.connect.ec/consultoria-en-estrategia-digital/
2)Pausas entre jornadas enfocadas de trabajo
Un gran reto al que se enfrentan los equipos es que los colaboradores no tienen un total enfoque en el trabajo, claro de repente miras y están viendo memes o haciendo un estado con el filtro de Instagram del perrito, entonces el tiempo que usan en el trabajo no es del todo productivo y esto pasa por que como humanos nos agobia muchas veces pasar continuamente varias horas en el trabajo.
Nosotros adaptamos la técnica del horario pomodoro, que se trata de trabajar 25 minutos de enfoque y 5 de descanso, también puedes hacer 52 minutos de trabajo, en este tiempo no puedes ver tus redes sociales, hacerle bromas a tu compañera de al lado, contar chismes, ni nada, es 52 minutos de puro enfoque, después de este tiempo tienes 17 minutos de descanso en donde si puedes hacer lo que quieras, revisar o crear todos los memes que desees o salir a tomar aire.
Esto te ayuda a trabajar de una forma más organizada, productiva y saludable porque tu mente se despeja y en cada jornada de trabajo vuelves más enfocado.
Prueba esto y vas a ver como si alcanzas a hacer todo sin tener que quedarte hasta muy tarde. En Connect nadie se queda después de las 6PM.
Te recomiendo bajar la app Pomodoro Timer y configurar el tipo de sesiones que más se adapten a ti 25 minutos de trabajo 5 minutos de descanso o 52 trabajo y 17 descanso yo prefiero 52/17.
3)Reuniones efectivas
Te a pasado que hay días que entras en una reunión y sales a otra y tu día se va volando y muchas veces estas reuniones son una pérdida de tiempo, para que esto no pase te recomiendo que evalúes si es realmente necesario reunirte, hay temas que se pueden resolver con una llamada o un chat y como estamos acostumbrados a las reuniones las hacemos.
Si organizas una reunión ten un itinerario sobre los puntos a tratar, esto es clave para tener una reunión realmente productiva y enfocada en lo que es importante, sin salirte a otros temas que no están previstos.
Hay veces que debemos cruzar toda la ciudad para una reunión de 15 minutos, ahora la tecnología hace que puedas reunirte por Skype, Google Hangouts, Zoom, entre otras, ahorrando mucho tiempo y evitando la contaminación por emanaciones de CO2 de tu auto.
4)Promueve el autoaprendizaje
En la era de la información es importante conocer siempre algo nuevo, salir de nuestra zona de confort y aprender no solo temas referentes a los que hacemos, sino también a otras áreas.
En los equipos puedes invitar a todos a seguir por lo menos 2 cursos online nuevos cada mes, esto hará que los colaboradores aprendan nuevas formas de hacer las cosas, así ganan nuevos skills que los harán mejores en su trabajo.
Una idea que nos gusta al equipo es que tenemos cada día la hora del audiobook, en la que alguien tiene la tarea de traer un audio book interesante y ponerlo los miércoles y los que desean lo pueden escuchar y aprender algo nuevo.
Promover el autoaprendizaje al principio puede ser un poco difícil pero siendo constantes y disciplinados hemos logrado crear una cultura en la que todos en el equipo les interesa de verdad aprender todo el tiempo y el impacto es increíble veo el progreso que tienen en las cosas que hacen y me encanta.
Sabemos lo importante que es la productividad para lograr resultados en cualquier área y tener un equilibrio entre nuestra vida laboral y personal.
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